ABC organizacji dokumentów

Odpowiednia organizacja dokumentów w biurze to bardzo ważna część pracy. Wpływa ona na porządek w biurze, naszą efektywność oraz codzienne samopoczucie. W tym tekście sprawdzimy, na czym polega ABC dobrej organizacji dokumentów w warunkach biurowych oraz domowych, oraz jakie urządzenia mogą nam w tym pomóc.

Dziel dokumenty na kryteria

Podstawą organizacji dokumentów jest dzielenie ich na czytelne kryteria. Skala szczegółowości podziału zależy od realnych potrzeb pracownika oraz specyfiki wykonywanej pracy. W dziale księgowości dokumenty mogą być podzielone na: faktury przychodowe, faktury rozchodowe, bilanse finansowe i inne dokumenty. Taki podział ułatwi przechowywanie dokumentacji oraz przyspieszy pracę każdego specjalisty. Analogiczna organizacja dokumentów może być zachowana w każdym innym miejscu. Kluczem jest ustalenie czytelnego podziału, stosowanie różnych oznaczeń dokumentów oraz regularne stosowanie się do tych zasad.

Korzystaj z pomocy narzędzi i organizerów

W organizacji dokumentów warto wykorzystywać dostępne na rynku narzędzia i organizery. Wśród nich mogą znaleźć się: półki i kuwety na dokumenty, segregatory i teczki. Dobrym wyborem będzie także bindownica, która pozwoli łączyć luźne kartki w większe zbiory dokumentów. To skuteczny sposób na zadbanie o porządek w biurze. Każdy rodzaj dokumentacji może być bindowany osobno, a zastosowanie różnej kolorystyki opraw dodatkowo podkreśli różnice między nimi. W ten sposób można uporządkować także dokumenty w archiwum. Dzięki temu dostęp do dokumentów będzie łatwiejszy, co wpłynie na codzienną efektywność pracy biurowej.

Porządkuj dokumenty tu i teraz

Jednym z błędów może być odkładanie porządkowania dokumentów na później. W pracy biurowej to jeden z głównych grzechów, ponieważ każdego dnia dokumentów będzie przybywać. Im będzie ich więcej, tym trudniej będzie nad nimi zapanować i odpowiednio je zorganizować. Ponadto porządkowanie dokumentów wymaga czasu, dlatego lepiej poświęcić kilka lub kilkanaście minut każdego dnia, niż cały dzień roboczy w sytuacji, gdy stos dokumentów będzie sporych rozmiarów. W porządkowaniu dokumentów pomoże regularne dbanie o porządek w biurze. Nawyk sprzątania przestrzeni biurowej bardzo szybko przełoży się na dobrze zorganizowaną dokumentację.

Archiwizuj dokumenty

Jeżeli jakieś dokumenty swobodnie można zarchiwizować, to należy to zrobić. Dzięki temu odizoluje się przestarzałe dokumenty oraz takie, do których nie musimy mieć wglądu każdego dnia. W małej firmie działem archiwum może być osobna szafa na uboczu, a w większych organizacjach dział ten może być bardzo rozbudowany.

Niszcz niepotrzebne dokumenty

Specyfika pracy biurowej polega na tym, że może dochodzić do błędnych wydruków lub czasowo ważnych ofert. Gromadzenie takich dokumentów jest niewskazane, ponieważ utrudniają one zadbanie o porządek w papierach. Jeżeli jakiś dokument jest błędny, nieważny lub niepotrzebny, to z powodzeniem można go zniszczyć. Pomocne w tym będą profesjonalne niszczarki biurowe, które warto mieć na wyposażeniu nawet w małych firmach.

Stosując się do powyższego ABC, dużo łatwiej zadbacie o organizację dokumentów w swoim biurze.