Czy w procesie niszczenia dokumentów potrzebny jest monitoring?

Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na usługi firm outsourcingowych zajmujących się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji i w zasadzie nie ma się czemu dziwić. Jest to rozwiązanie łatwe i przyjemne, pozwalające na załatwienie wszystkich czynności związanych z procesem niszczenia i utylizacji dokumentacji za pomocą jednego telefonu lub maila – resztą zajmuje się firma zewnętrzna. Jednakże wchodząc na stronę pierwszej lepszej firmy z branży mobilnego niszczenia dokumentów, natkniemy się na szereg informacji o monitorowaniu procesu od obioru aż po zniszczenie oraz o możliwości bezpośredniego wglądu w sam proces na dowolnym jego etapie. Czy aż taka forma kontroli jest niezbędna przy niszczeniu nieaktualnej bądź przedawnionej dokumentacji?

Jak wygląda niszczenie dokumentacji przez firmy zewnętrzne?

Wszystkie dokumenty, czy to na papierze, czy na innych nośnikach danych są niszczone zgodnie z wytycznymi normy DIN 66399, która ściśle reguluje stopnie, w jakich powinny być niszczone – w praktyce określa wielkość ścinka lub odpadu pozostałego po procesie niszczenia dla poszczególnych rodzajów dokumentacji. W zależności od wybranej firmy istnieją różne możliwość odbioru dokumentacji. Najczęściej spotykanym jest odbiór dokumentacji przez pracowników firmy zewnętrznej, którzy dokonują załadunku dokumentacji do specjalnych pojemników, a następnie przewiezienie ich do prywatnej niszczarni. Niektóre firmy umożliwiają swoim klientom samodzielny dowóz dokumentów przeznaczonych do zniszczenia po uprzednim umówieniu daty i godziny, a inne na życzenie dokonują niszczenia w siedzibie firmy zlecają za pomocą mobilnych niszczarek przemysłowych. Tak czy inaczej, dokumentacja zostaje w całości prawidłowo zniszczona, a po wykonaniu usługi zostaje przedłożone stosowne zaświadczenie. Jednakże to nie wszystko. Większość firm stosuje liczne procedury bezpieczeństwa, mające chronić tajemnice ich klientów.

Jakie środki bezpieczeństwa stosują firmy zewnętrze?

Doświadczone firmy z branży profesjonalnego niszczenia dokumentów w swoich działaniach maksymalizują procedury związane z bezpieczeństwem. Najczęstszymi praktykami w tym zakresie są:

• Monitoring satelitarny pojazdów przewożących dokumenty – samochody wyposażone są w systemy GPS pozwalające na śledzenie ich trasy. W ten sposób osoba zarządzająca firmą wie, gdzie dokładnie znajduje się dany pojazd i czy porusza się zgodnie z zaplanowaną trasą pomiędzy punktami odbioru dokumentacji a siedzibą własnej firmy, gdzie zostaną zniszczone. W ten sposób wiesz, że dokumenty nie zostaną zgubione, wyrzucone w pobliskim lesie bądź udostępnione osobom trzecim.
• Monitoring wizyjny na poszczególnych etapach procesu – teren niszczarni jest ogrodzony i chroniony, a dodatkowo każdorazowy proces niszczenia dokumentacji jest rejestrowany na nagraniu, które następnie zostaje przekazane usługodawcy. Dzięki takiemu zabiegowi możesz upewnić się, że to właśnie te dokumenty, które przekazałeś do utylizacji, zostały prawidłowo i bezpiecznie zniszczone.
• Monitoring bezpośredni w całość procesu – na każdym z etapów, od załadunku po niszczenie, możesz na własne oczy przekonać się, czy zleceniobiorca działa zgodnie z zawarta umową. Do tego celu możesz także upoważnić swojego pracownika.

Czy wszystkie te zabezpieczenia i wzmożona kontrola są rzeczywiście potrzebne?

W czasach, w których informacja jest towarem, wszelkie czynności związane z przetwarzaniem dokumentacji wymagają szczególnej ostrożności. Nieprawidłowe niszczenie, bądź niezachowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa może prowadzić do ujawnienia danych, które z kolei mogą skutkować kradzieżą czyjejś tożsamości, ujawnieniem baz danych klientów, spadkiem zaufania wobec firmy, w której doszło do ujawnienia informacji, odszkodowaniami wobec pokrzywdzonych, karami grzywny, lub więzienia. Firmy z branży niszczenia dokumentacji zdają sobie sprawę z tych zagrożeń, dlatego w trosce o interesy swoich klientów oraz komfort psychiczny osób wykupujących poszczególne usługi pragną, aby całość procesu niszczenia i utylizacji była jasna i przejrzysta od początku do końca. W zakresie bezpieczeństwa wzmożona kontrola i rejestrowanie niszczenia dokumentacji są absolutnym minimum, które powinna wykazywać każda firma trudniąca się tym fachem.

Źródło: Essi – niszczenie i utylizacja dokumentów